내부회계관리제도의 문서화 (통제기술서 등)

 전사적 수준의 내부회계관리제도의 문서화는 외감법 등에서 요구하는 내부회계관리규정 및 보고절차 등에 반드시 포함되어야 한다. 내부회계 관리규정 및 지침에는 외감법에서 요구하는 항목의 반영과 적용을 위한 절차가 마련되어야 하는 것이 바람직하다. 또한 경영자의 내부회계관리규정 위반 혹은 내부통제 무시에 대처할 수 있는 부정방지 프로그램 역시 중요한 항목이다. 부정방지 프로그램과 관련된 전사적 수준의 통제활동은 다음과 같은 사항이 원활하게 수행될 수 있는 통제활동을 의미한다.

1. 감사(위원회) 및 이사회의 감독 기능

2. 윤리강령의 제정, 준수여부 조사에 관한 사항

3. 회계처리, 회계감사 및 내부회계관리제도 등과 관련한 예외사항에 대한 처리절차.

4. 부정사건 및 내부회계관리규정 위반사항에 대한 내부고발자제도 및 고발자 보호

5. 발견 또는 제보된 내부고발사항의 조사 및 징계에 관한 사항.

 

 내부회계관리제도 설계의 문서화를 위해 목적 상 거래 흐름을 파악하기 위한 업무 흐름도, 업무프로세스 수준에서의 통제목표, 통제활동, 경영자 주장, 관련 계정과목 등을 일목요연하게 정리할 수 있는 통제기술서를 일반적으로 사용한다. 또한 업무기술서 및 업무분장표를 추가할 수 있다. 내부회계관리제도 설계 문서화를 유형 별로 자세히 살펴본다.

 

 내부회계관리제도 설계의 문서화를 위한 도구는 통제기술서, 업무흐름도, 업무기술서, 업무분장표 등이 있다.

 

통제기술서

1. 업무프로세스 내의 하위프로세스별 통제 목표.

2. 위험과 이를 관리하기 위한 통제활동.

3. 경영자 주장.

4. 통제 유형 및 수행 빈도 등을 일목요연하게 표현하는데 매우 유용하다.

5. 내부회계관리제도 문서화 목적으로 널리 사용한다.

통제기술서는 주로 통제활동에 대한 설명과 유형, 수행빈도 등을 포함해서 작성하는 문서이다. 그러나 프로세스의 시작부터 재무제표의 반영되는 복잡한 프로세스에 대한 기술과 관련된 위험은 포함하지 않는 것이 일반적이다. 따라서 업무 프로세스에 대한 설명과 관련된 위험을 확인하고, 통제활동 설계의 적정성을 검토하기 위해서는 업무흐름도와 업무기술서가 더 유용할 수 있다. 다만, 중소기업에서는 통제기술서 상의 각각의 통제활동과 관련하여 실제로 회사가 수행하는 절차를 구체적으로 기술함으로써 내부회계관리제도 설계의 효과성 평가에 활용할 수 있다.

 

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업무흐름도

조직 내에서의 업무흐름 및 제반 문서 등을 도식적, 동태적으로 표현하기 위한 것이다. 주로 하위프로세스 단위로 작성한다. 업무흐름도에는

1. 특정 계정과 관련된 업무프로세스의 시작과 끝을 포함한다.

2. 거래과정의 위험을 확인하고 제시한다.

3. 위험과 통제활동이 통제 설계의 적정성을 확인할 수 있도록 제시된다.

4. 필요한 경우, 하위프로세스 통합하거나 하나의 하위프로세스를 세분화하여 작성할 수도 있다.

이런 업무흐름도의 장점은 업무프로세스 내에서 발생 가능한 위험 및 관련 통제 등을 쉽게 파악할 수 있다. 단점은 그 자체만으로는 통제목표나 경영자 주장 및 재무제표 계정과목 등과 연계하여 표시하기 어렵다. 따라서 업무흐름도는 통제기술서를 보완하는 목적으로 활용한다.

 

업무기술서

각 업무프로세스에서 수행되는 업무의 내용을 설명하는 형식이다.

1. 업무의 출발점부터 수행되는 업무처리 절차를 기술한다.

2. 통제의 내용을 기술한다.

3. 관련 서류 등을 명확하게 기술한다.

4. 또한 업무흐름이 복잡하지 않고 단순하여 설명 형식으로 기술하기에 용이할 때 이용한다.

업무흐름도와 유사한 목적을 가지고 있다. 업무기술서의 장점은 업무프로세스에서 수행되는 업무, 통제 및 관련문서 등을 시간의 흐름에 따라 순차적으로 표현할 수 있다. 단점은 복잡한 프로세스의 경우, 프로세스와 관련된 위험과 통제활동의 파악이 어렵다. 또한 통제활동 설계의 적정성을 파악하기 부적절하다. 기술된 통제의 내용을 관련 통제목표, 경영자 주장, 계정과목 등의 연계가 어려워 통제기술서를 대체하기에는 부적절하다. 이에 따라 업무흐름도를 보완하거나 간단한 프로세스 대체 수단으로 활용한다.

 

업무분장표

1. 상충되는 업무의 적절한 분장은 오류 및 부정을 사전에 예방한다.

2. 적시에 발견할 수 있는 강력한 통제수단이 된다.

업무분장표의 장점은 업무 프로세스 내에서 거래의 승인 기능, 자산의 보관기능 및 회계기능 등 상충되는 업무가 적절히 분장되었는지 여부를 확인하는데 유용하다. 단점은 그 자체로 내부회계관리제도의 문서화 목적을 모두 충족하기는 어렵다. 따라서 보조적인 수단으로 활용한다. 즉, 업무분장표를 별도로 작성 및 유지하는 것을 권장될 수는 있으나 업무분장과 관련된 내용을 통제기술서 등 타 문서에 충분히 기술할 수도 있다.