주요 거래 유형별 내부회계관리제도 (매출과 매입)

 회계감사인은 주요 거래 유형별로 내부회계관리제도를 실시할 때, 중점적으로 체크할 사항에 맞춰 감사를 실시한다. 업무담당자는 내부회계관리제도를 사전에 파악하고 대처하는 것이 필요하다. 앞선 포스팅에 이어 이번에는 매출과 매출채권, 그리고 매입과 매입채무의 내부회계관리제도에 대해 포스팅한다.

 

1. 매출 및 매출채권의 내부회계관리

 매출절차는 주문에 대한 접수부터 시작된다. 매출의 일반적인 절차는 1. 거래처로부터의 주문에 대한 접수 2. 매출의 승인 3. 출고지시 4. 거래명세서의 작성 및 출고 5. 세금계산서의 작성 및 대금청구 6. 장부기록의 순서로 이뤄진다.

 

1. 거래처로부터의 주문에 대한 접수
    거래처에서 주문이 접수된다면 이를 주문접수대장에 기록해야 한다. 주문접수대장에는 주문일자별 주문서일련번호, 거래처명, 품목, 단가, 납기일, 결제조건, 승인여부, 출고현황 등의 정보가 담겨있어야 한다. 이렇게 상세한 정보는 수주 및 납품관리에 용이하다.
2. 매출의 승인
    이렇게 일련번호가 부여된 주문서와 매출승인신청서를 작성하여 상위 결재권자에게 매출승인을 신청해야 한다. 출고가 이뤄지기 전, 주문서 상의 판매가격, 결제조건 및 신용한도 등에 대한 승인을 거치는 것이 내부회계 관점에서 필요하다. 이러한 승인 절차는 판매부서와 별도의 독립된 부서에서 거래처에 대한 신용평가를 통해 수행하는 것이 바람직하다. 일상적이고 반복적인 거래는 기업의 내부 전결규정을 준수하여 신용한도 내 판매여부를 결정하고, 사후 승인을 받으면 된다. 매출이 승인되면 승인된 주문서에 따라 출고지시서를 작성한다.
3. 출고지시
    출고지시서에는 내부회계 목적 상 승인된 주민번호를 기입하고 별도의 일련번호를 부여하여 관리해야한다.
4. 거래명세서의 작성 및 출고
    거래명세서는 출고지시서와 동일한 내용으로 작성하는 것이 원칙이나 내부회계 목적 상 별도의 일련번호를 부여하는 것이 좋다. 거래명세서는 한 거래 당 보통 4부가 발행되는데, 2부는 창고담당과 기록부서에서 사용하고 보관한다. 또한 나머지 2부는 거래처에 물품과 함께 송장으로 송부하고, 그 중 1부를 인수확인을 받아 인수증으로 회수하여 보관해야 한다. 인수증을 회수하는 이유는 사후 분쟁소지 방지를 위함이다.
5. 세금계산서의 작성 및 대금청구
    세금계산서는 부가가치세법 상 증빙서류로, 거래발생 시 2부를 발행해야 하고 거래명세서와 대금청구서의 역할을 수행한다. 세금계산서는 거래 바생 시마다 거래명세서와 함께 교부하는 것이 원칙이다. 그러나 계속 거래하는 업체의 경우 편의상 매달의 합계액을 계산하여 매월 말 일 세금계산서를 작성하고 교부한다. 세금계산서는 내부회계 목적 상 세금계산서와 거래명세서를 별도의 관리자가 정기적으로 대조하는 것이 필요하다.
6. 장부기록
    이러한 매출의 과정을 장부에 기록해야 하고, 회계처리의 오류와 누락을 방지하기 위한 방법에도 다양한 방법이 있다. 먼저 별도의 관리자가 세금계산서집계액과 매출장을 대조하여 확인하는 방법이 있다. 또 매출장 및 매출처원장과 총계정원장의 잔액을 대조하여 확인하는 방법이 있고, 제품수불부는 창고담당자가 작성한 월별제품수불집계표와 대조하는 방법으로 그 정확성을 검증한다.

 

 처음 거래하는 업체라면 해당 기업에 대한 정보가 없다. 따라서 해당 업체가 믿을만한지 확인해봐야 하는데, 이렇게 거래처의 신용도를 평가하는 목적은 무엇일까? 거래처의 신용도에 따라 외상매출금 잔액의 한도 등 사전에 신용한도를 부여함으로써 불량 거래처에 대한 부실채권의 발생을 미리 예방하기 위한 것이다. 거래처의 신용도를 평가하는 방법은 해당 기업의 재무제표를 평가하는 등, 사전에 정해진 기준에 따라 신용평점이나 신용등급을 결정하는 방법이 있다. 또한 전문신용평가기관의 신용조사결과를 이용하는 방법도 있다. 신용도가 어느 정도 보장된 거래처라 하더라도 정기적으로 잔액조회서를 발송하여 매출채권 잔액을 확인해야 한다. 잔액조회서를 발송할 때는 미수금이나 미지급금 등 기타 채권채무에 대한 것도 같이 발송하여 조회하면 실무 상 더 편하다. 이 때 잔액조회서의 금액은 거래처별원장의 잔액과 일치해야 하며, 영업부서가 아닌 제 3의 부서가 직접 발송 및 회신하는 것이 좋다.

 추가로 매출채권의 평균회수기간은 매출의 발생에서부터 수금완료까지의 평균소요기간을 뜻한다. 매출채권의 평균회수기간을 산출하여 과거 회계연도의 평균회수기간과 비교 및 분석을 할 때 활용할 수 있다. 또 부문이나 사업부별, 거래처별 또는 수금사원별로 비교 및 분석을 할 수도 있고, 동종업계 또는 경쟁업체의 평균회수기간과 비교 및 평가 하는 목적으로 사용할 수 있다. 관리목적 상으로 매출채권 회수기간은 매 분기별 계산하여 관리하는 것이 적합하다. 회수기간은 짧을 수록 좋지만, 비정상적으로 길어진다면 수금에 문제가 있다는 뜻이다.

 장기간 미회수된 매출채권의 경우 압류, 가압류, 경매 등의 법적조치를 취할 수 있다. 채권의 소멸시효가 완성되면 채권 행사가 불가능하기 때문에 채권의 소멸시효가 완성되기 이전에 재청구, 압류 등의 조치를 통해 시효를 중단시키고 재기산되도록 해야한다. 하지만 이러한 법적조취를 취하더라도, 채무자의 행방불명이나 파산선고, 부도가 일어난다면 법에 따라 대손처리 해야한다. 대손 처리 시 반드시 관련 소명자료가 필요하다.

 또한 매출채권을 회수하면 거래처에 입금표를 교부하고 관련된 수금거래를 회계장부에 기록해야 한다. 입금표를 관리하는 목적은 영업사원이 수금한 후, 해당 사실을 바로 파악해서 입금지연 방지를 위함이다. 따라서 입금표 관리는 수금거래에 있어서 가장 중요한 내부관리 제도이다. 입금표는 일련번호를 부여하여 관리해야 하고, 총발행매수에 대한 수불관리는 자금팀 등 별도의 부서에서 담당해야 한다. 

 

 

2. 매입 및 매입채무의 내부회계관리

 매입거래의 절차는 사용부서의 구매요청에서부터 시작하여 주문, 입고, 대금청구를 거쳐서 장부에 기록하게 된다. 일반적으로 1. 사용부서가 구매요청서를 작성 2. 구매부가 구매주문서를 승인하고 주문. 3. 입고 및 검수보고서의 작성 4. 세금계산서에 의한 거래처의 대금청구 5. 장부에 기록 순서로 이뤄진다.

 

1. 사용부서가 구매요청서를 작성
    사용부서에서 상품 등의 구매가 필요하면 구매요청서를 작성하여 상위결재권자에게 승인을 받는다. 결재권자는 구매요청이 타당한지 검토하기 위해 재고계획, 생산계획 등을 확인해야 한다.
2. 구매부가 구매주문서를 승인하고 주문
    구매요청서가 승인되면 구매부서에서는 구매주문서를 작성하여 상위결재권자의 승인을 받는다. 구매부서의 결재권자는 구매방법, 구입처, 가격, 결제조건 등을 검토해야 한다. 중요한 거래에 대한 구매 의사결정은 시간이 걸리더라도 시장조사, 복수의 견적서, 경쟁 입찰을 통해 합리적이고 경제적으로 내릴 필요가 있다.
3. 입고 및 검수보고서의 작성
    거래처로부터 입고 시, 창고 혹은 자재부서에서는 구매 주문서와 거래명세서의 일치 여부를 확인하고 품질 및 수량 등을 체크한다. 이러한 과정이 끝나면 인수증에 날인을 한다. 입고담당자는 검수를 마치면 검수보고서를 작성하고 거래명세서에 검수 확인 날인을 해야 한다. 입고된 물품과 주문서 내용이 다른 경우, 입고시점이나 발견 즉시 클레임을 청구해야 하며 정도에 따라 반품 또는 가격할인을 받아야 한다. 거래처로부터 세금계산서와 거래명세를 받으면 내용이 일치하는지 여부를 확인해야 한다.
4. 세금계산서에 의한 거래처의 대금청구
    세금계산서는 입고시점에 거래명세서와 함께 접수되거나, 입고 후 메일로 발송되곤 한다.
5. 장부기록
    이러한 매입의 과정을 장부에 기록해야 하고, 회계기록에 대한 내부통제는 세금계산서와 매입장의 대조확인, 매입처원장과 총계정 원장의 대조확인을 통해 이뤄진다. 매입대금의 지급절차는 지출결의서의 승인으로 시작되어 관련 내용을 장부에 기록함으로서 끝나게 된다. 지출거래는 지출결의서에 의해 이뤄져야 하며 세금계산서나 입금표 등 적절한 지출증빙이 필요하고 현금출납장, 어음수표수불부 등의 보조부에 기록해야 한다. 또한 대금지급은 가능하면 인터넷 뱅킹을 통해 예금에서 지급하는 것이 좋다. 그리고 내부통제를 위해 거래처에 정기적으로 잔액조회를 실시하는 것도 좋은 방법이다.